online boekhouden vergelijken

Kan iedereen online boekhouden?

Online boekhouden is wellicht een ‘ver-van-mijn-bed-show’ voor u. Voor veel ondernemers in het MKB is de boekhouding eerder een plaag dan een zegen. Het wordt als moeilijk en saai beschouwd en eigenlijk alleen noodzakelijk, omdat het wordt geëist door de belastingdienst. Het resultaat is meestal dat de administratie met tegenzin wordt gedaan of wordt uitbesteed om er maar vanaf te zijn. De eerste keuze levert vaak een matige boekhouding op en de tweede manier is erg kostbaar en dan is ook de kwaliteit niet altijd gewaarborgd. Tenslotte kent een externe boekhouder de ins en outs van het bedrijf nooit zo goed als de ondernemer zelf. Is een online boekhouding dan het tovermiddel om een ondernemer fluitend de administratie te laten doen? Zo simpel is het ook weer niet. Boekhouden is een vak apart, maar het is ook weer niet zo ingewikkeld als vaak wordt gedacht. Zonder een zekere basiskennis van de beginselen van het boekhouden vormt ook een online boekhouding geen oplossing. Om de administratie van een kleine onderneming op de juiste manier bij te houden hoeft u echter geen jarenlange studie te volgen. Zodra u niet meer schrikt van de termen debet en credit en begrijpt wat eigenlijk de essentie is van het dubbel boekhouden, bent u klaar om zelf aan de slag te gaan. Met wat zelfstudie of een snelcursus boekhouding van iemand met verstand van zaken komt u al een heel eind. Een beetje begeleiding nadien en ook u zal wellicht de voordelen zien van het zelf kunnen bijhouden van het financiële reilen en zeilen binnen uw bedrijf.

online boekhoudenWaarom online boekhouden?

De grootste angst van iedere boekhouder is een crash van de hardware of de software. Plotseling lijken alle moeizaam ingevoerde data verdwenen en is het maar de vraag of de gemaakte back-up voldoende is om het probleem te herstellen. Online boekhouden beperkt dit risico in hoge mate. Door stabieler hard- en software en automatische back-up’s, is het risico dat uw administratie niet meer toegankelijk is zeer miniem. Een tweede voordeel van het online verwerken van de boekhouding is de bereikbaarheid. Over het algemeen kunt u overal inloggen. Dat is met name een voordeel als u op zoek bent naar informatie wanneer u zich vaak op andere plaatsen bevindt. Natuurlijk kunt u ook dan gewoon aan de slag met de administratie, ongeacht uw locatie. Voor iedere ondernemer is belangrijk hoe het kostenplaatje eruit ziet. Er is een groot aanbod aan mogelijkheden, van gratis tot relatief prijzig, maar over het algemeen zal een online boekhouding voordeliger zijn dan het verwerken op eigen hardware en software. Tenslotte hoeft u niet zelf te investeren en deelt u de gezamenlijke kosten met andere gebruikers. Het nadeel van het administreren op afstand is natuurlijk dat u niet meer bij de gegevens kunt indien de verbinding is weggevallen, maar hoewel storingen in het internet en bij providers nog steeds voorkomen is de ontwikkeling de laatste jaren dusdanig geweest dat dit soort problemen zich maar weinig meer voordoen en vaak heel snel verholpen kunnen worden.

Online boekhouden in het kort:

  • De gegevens zijn altijd bereikbaar.
  • Het is overzichtelijk.
  • De software is veilig.
  • Er is weinig kans op verlies van de data.

 

Welke vorm van online boekhouden is voor u geschikt?

Het aanbod van online boekhoudingen is zeer groot. De prijzen variëren van gratis tot duizenden euro’s per jaar. In dit geval hoeft duurder echter beslist niet beter te zijn. De eerste vraag die u zich als ondernemer moet stellen is wat u van de software verwacht Een zzp’er die zijn facturen in een tekstverwerker opstelt en in principe maar weinig bedrijfskosten heeft, zal met een eenvoudiger pakket genoegen kunnen nemen dan een ondernemer met personeel en bijvoorbeeld een voorraadadministratie. De eenvoudige programma’s bieden vaak ook beperkte mogelijkheden, maar dat kan ook genoeg zijn. Wilt u een pakket waarin u facturen kunt opstellen dan is het verstandig om eerst te testen of deze ook aan uw wensen voldoen. Bedenk dat bij dit soort opties altijd geldt dat u het werk doet en een nieuw systeem wel voordelen moet bieden. Een groot voordeel van een online boekhouding is dat in de meeste gevallen er al automatisch een belastingmodule is ingebouwd die btw-aangiften kan verwerken.

boekhouden onlineHeeft u toch liever een online boekhouder?

In sommige gevallen zal de ondernemer gewoon de tijd noch de mogelijkheden hebben om de boekhouding zelf bij te houden. Dan is een online boekhouder wellicht een goede keuze. De voordelen van beperkte risico’s, bereikbaarheid en het prijskaartje gelden tevens voor de boekhouder die online werkt. Ook in dit geval zult u echter vooraf zelf de afweging moeten maken welke gegevens voor u van belang zijn. Met de huidige moderne software is het vaak mogelijk om automatisch kengetallen te generen of analysen te laten uitvoeren binnen het systeem. Wilt u weten hoe de omzet zich dit jaar verhoudt tot die van vorig jaar of de begroting? Of wilt u bepaalde projecten of artikelen volgen om op basis daarvan beslissingen te kunnen nemen? Praat er dan over met uw online boekhouder en overleg met hem wat er mogelijk is en welk prijskaartje eraan hangt. Ook als u nooit plezier in het boekhouden zult krijgen, is het in ieder geval verstandig om zo optimaal als mogelijk gebruik te maken van iets wat nu eenmaal een verplichting is.

En dan nu aan de slag

Indien u besluit om uw huidige boekhouding te gaan omzetten naar een online versie, is het verstandig om te doen waar u als ondernemer goed in bent. Eerst analyseren en dan een beslissing nemen. Bekijk eerst welke processen er momenteel plaatsvinden en op welke punten u naar verbetering streeft. Hoeveel tijd heeft u of uw boekhouder beschikbaar en welke zaken dienen geregeld te worden voor de overgang? Daarna wordt het tijd om te gaan vergelijken, tenslotte wilt u niet te veel betalen voor de diensten die u wilt afnemen. Dat geldt immers ook voor alle andere uitgaven die u doet. Veel online programma’s bieden een proefperiode en veel online boekhouders zijn bereid vrijblijvend een offerte te verstrekken. Neem uw tijd om het administratief proces zo goed mogelijk in de greep te krijgen, zodat u zelf goed overzicht houdt en precies weet wat er op dat gebied speelt binnen uw eigen bedrijf. Heel veel succes!